Ta' firmabilen (tidslinje)

Hvem kan booke en bil?

Kommunens biler kan bookes af alle administrative medarbejdere.

Med administrative medarbejdere henvises til ansatte på følgende lokationer:

• Jobcentret
• Områdekontor Brørup
• Områdekontor Rødding
• Rådhuset
• Sundhedscentret Brørup
• Basen

Det er en forudsætning for booking af kommunens biler, at medarbejderen har et gyldigt kørekort.

Oprettelse i booking-systemet

Hvis du skal oprettes i systemet, skal du kontakte din afdelings Superbrugere..

Kan man booke en bil fra en anden lokation?

Ja. Men du skal først oprettes til at kunne gøre det.

Tag fat i din superbruger, hvis du har brug for at kunne booke biler fra en anden lokation end den din arbejdsplads er tilknyttet.

Hvordan skiftes adgangskode til bookingsystemet?

Første gang du logger ind og vil booke en tjenestebil, skal du ændre din adgangskode.

Det gør du under 'Din personlige profil'.

Hvis du er i tvivl om hvordan man gør, kan du læse mere i vejledningen.

Vejledning til ændring af adgangskode

Du kan altid ændre adgangskode igen.

Se om der er en ledig bil

Du kan se ledigheden på de biler, der står ved dit arbejdssted ved at trykke på "Vis ledighed", når du er logget ind på https://gam-fleet-web.dk/login.

Hvordan booker jeg?

Det er en web-baseret løsning, så du kan tilgå bookingtjenesten alle steder - også fra din mobiltelefon og tablet, så længe du bruger Google Chrome eller Greenabout appen.

Du er allerede oprettet i bookingsystemet.

For at booke bil, skal du i din browser gå ind på:

https://gam-fleet-web.dk/login

Dit brugernavn er din medarbejder-mail.

Første gang du booker bil, skal du bruge kodeordet: 12345678.

NB: Når du har logget ind første gang, skal du skifte koden til en personlig kode.

Hvordan ændrer jeg kodeord?

Du kan ændre din profil ved at klikke på din personlige profil -> nederst på siden skal du klikke på "Ret profil" i det orange felt.

Ved første login, skal du også tjekke din profil for følgende:

• Navn – tjekke fornavn og efternavn for stavefejl.
• Indsætte dit mobilnummer, hvis du ønsker en besked pr. sms om, at du kan hente bilen, og hvilken bil det er.
  Alternativt får du en mail herom.
• Skifte koden til en personlig kode.
• Du skal IKKE registrere kørekortnummer.
• Du skal IKKE registrere ”Rejsekort/RFID” nummer.
• PINkode er ikke relevant for Vejen Kommunes brugere.

Er det første gang du skal booke? Vi har udarbejdet en lille video, hvor du bliver guidet igennem din første booking.

• Video guide
• PDF vejledning

Greenabout app

Det er også muligt at hente appen Greenabout. Den er meget simpel at betjene.

I appen kan du booke en bil og se dine reservationer.

Skal jeg booke, når jeg kan se bilen ikke er der?

Ja tak.

Vi vil meget gerne have, at du ALTID booker - eller forsøger - selv når du kan se, at bilerne ikke er hjemme.

FORDI

Alle forsøg på bookinger bliver registreret. Det er med til at give os et billede af behovet for antallet af tjenestebiler.

Det er derfor vigtigt, at du altid laver et bookingforsøg. Også selvom du fra vinduet kan se, at bilerne er i brug.

Derved får vi et bedre billede af udbud og efterspørgsel på de forskellige lokationer. Vi kan herved også danne os et overblik over, på hvilket tidspunkt af arbejdsdagen, behovet for bilerne er størst.

Hvor får og afleverer jeg nøglerne?

Aftal nærmere i de enkelte afdelinger, for retningslinjer for afhentning og aflevering af nøgler. Det skal sikres, at man altid kan få fat i bilnøglerne uanset tidspunktet på dagen, hvor man skal ud at køre.

• Sundhedscentret Brørup - Nøgler hænger i kopirummet.
• Områdekontor Brørup - Nøglerne hænger i et nøgleskab i forhallen.
• Rådhuset, Vejen - Nøglerne hænger i et nøgleskab på væggen i vareudlevering ved Enver og Irma's kontor på Rådhuspassagen 3, Vejen.
• Jobcenter - Nøglerne befinder sig i nøgleskabet, som hænger BackOffice ud til kantinen. Skabet betjenes via kode.
• Områdekontor Rødding - Nøglerne hænger i et nøgleskab i visitationsgangens kopirum.
• Basen- Nøgler hænger i et nøgleskab i kopirummet. Skabet betjenes med kode.

Hvor står bilerne parkeret?

Jobcenter, Søndergade 48, 6600 Vejen
Bag bygningen (indkørsel fra Torps Allé eller Gormsvej. Porte til parkeringsområdet er aflåst i tidsrummet 17:00 - 06:00):
6 biler

Områdekontor Brørup, Stadionvej 15:
9 biler

Områdekontor Rødding, Østergade 28:
8 biler

Rådhuset (rådhusets biler står nu på Skovvej):
6 biler til administrationen
5 biler til Teknik & Miljø

Sundhedscentret Brørup, Skolegade:
5 biler til sundhedscentret
4 biler til sundhedsplejen

Basen, Askovvej 7:
5 biler til Basens medarbejdere
2 biler til jobcenterets medarbejdere

Gearet

Toyota Yaris Hybrid er med automatgear, der har bogstaver og ikke tal.

• P står for 'Park'. Gearet skal stå i P når bilen skal startes eller slukkes fx ved parkering.
• R står for 'Reverse' (bak). Stil kun gearet her hvis du skal bakke.
• D står for 'Drive'. Stil gearet her når du skal køre fremad.

NB: Hvis gearet står i D eller R skal du være opmærksom på, at bilen begynder at trille når du letter foden fra bremsen.

N står for 'Neutral' (frigear) mens B står for 'Bjergkørsel'. B benyttes kun ved nedkørsel af meget stejle bjergveje.

Gearet skal ikke berøres under kørsel.

Pedalerne

En bil med automatgear har kun to pedaler. En bremse og en speeder. Pedalerne sidder på de samme pladser som i en almindelig bil. Det eneste der mangler, er koblingen.

Din venstre fod er med andre ord arbejdsløs når du kører med automatgear. Din højre fod derimod, har samme arbejdsopgaver som i en almindelig bil.

At starte og slukke bilen

Nogle skal startes med nøgle, andre blot ved at du trykker på Power (start/stop-knappen) til højre for rattet.

Start:

Træd på bremsen (med højre fod) og tryk på start/stop-knappen eller sæt nøglen i. Bilens motor er lydløs, så når lampen lyser 'READY', kan bilen køre.

Sluk:

Når du skal slukke bilen, skal du træde på bremsen og sætte gearet i P. Tryk herefter på start/stop-knappen, eller tag nøglen ud.

Skift mellem strøm og benzin

Bilen styrer selv hvornår den kører på henholdsvis strøm eller benzin. Det eneste du skal holde øje med er, om der er benzin nok på bilen - akkurat ligesom du normalt ville gøre.

Tankning af hybridbiler

Hybridbilerne er biler, der både kører på strøm og på benzin.

Der er to tankkort i bilerne. Et til Circle K og et til OK.

Vejen Kommune har en indkøbsaftale med Circle K. Aftalen omfatter alle tankstationer, der skilter med Circle K, INGO og 1-2-3.

Vi anbefaler, at du så vidt muligt tanker ved Circle K og INGO

Det gør vi, fordi det er her vi opnår den største rabat – nemlig kr. 1,83 pr. liter.

Du finder både INGO og Circle K i Vejen.

Er du ved at løbe tør for brændstof, men kommer ikke lige forbi Vejen, så kan du tanke ved OK-stationerne.

Brændstof til alle biler er benzin. Er du i tvivl, så tjek altid brændstoftype ved dækslet inden tankning.

Hvis tanken er under halvt fyldt op, så husk at tanke bilen op til den næste medarbejder, som skal bruge bilen efter dig.

Opladning og tankning af hybrid-bil

Toyota Hybrid er ledningsfri. Det betyder, at du ikke skal bekymre dig om at lade bilen op. Hybridbilerne oplader automatisk under kørsel, fx når du letter foden fra speederen eller bremser. Så brems langsomt - så oplader den bedre.

Tankning med benzin foregår akkurat som du ville gøre det ved enhver anden bil. Så hold øje med benzinmåleren. Er nålen under halv, er det tid at tanke.

Kvittering

Der skal ikke printes kvitteringer ud efter tankningen. Vi gør dog opmærksom på, at vi løbende vil foretage nogle stikprøver på regningerne.

Opladning af elbiler

På Jobcenteret, Sundhedscenteret og Områdekontor Brørup og Rødding er en del af puljebilerne elbiler. Der er etableret en ladestander til hver bil.

Bilen skal altid sættes til opladning, når den holder ”hjemme”.
Hvis der er problemer med ladestanderne, kan du altid ringe til OK Support på tlf.: 89 32 24 25

Se mere info om ladestanderne.

Det er også muligt at lade på OK stationer, hvis det bliver nødvendigt.
Vær dog OBS på at din administrator skal have dig oprettet i appen, før du kan bruge OKs app til at lade.

Mere info om at lade på OK-stationer.

Hvis jeg får brug for akut hjælp

Vejen Kommune har en aftale med Falck.

Er uheldet ude, bilen er punkteret, vil ikke starte eller impliceret i et færdselsuheld, så kontakt Falck på tlf. 70 10 20 30.

Oplys abonnementsnummer: 00-575-000

I alle biler ligger der et rødt Falck-kort med telefonnummer og abonnementsnummer. Sidder sammen med tankkortene.

Advarselslamper eller problemer med bilen - hvad gør jeg?

Kontakt:

• Flemming Hansen:
  Tlf.: 24 23 57 50
  E-mail: flmh@vejen.dk
• Adnan Kahrimanovic:
  Tlf.: 21 72 22 39
  E-mail: adka@vejen.dk

Som udgangspunkt betyder de enkelte farver følgende.

• RØD: Stop bilen hurtigst muligt og sluk motoren. Følg vejledningen i instruktionsbogen. Hvis du er i tvivl, så tilkald assistance.
• GUL: En handling er påkrævet. Stop bilen og sluk motoren. Følg vejledningen i instruktionsbogen - du vil i mange tilfælde kunne køre til nærmeste værksted.
• GRØN Bruges til informationer og påkræver ingen handling fra chaufførens side.

Hvis der sker skade på bilen

Vejen Kommune er ansvarsforsikret hos Protector.

Alle skader på tjenestebiler skal anmeldes til Lena Tved tlf. 6129 eller på mail ltg@vejen.dk.

Læs mere om skadehåndtering af motorkøretøjer.

Vigtigt

Ved anmeldelse er det vigtigt, at det fremgår, at det er en tjenestebil (puljebil).

Meddel også altid hvem (person og afdeling) der kørte bilen, da skaden skete.

Sådan anmelder du en skade

Skadeanmeldelsen skal sendes til Sekretariat & Borgerservice, Lena Tved Gadegaard – Email: ltg@vejen.dk

Spørgsmål?

Har du spørgsmål til forsikring eller udfyldelse af skadeanmeldelse, er du altid velkommen til at skrive til Lena.

Husk at behandle bilen, som var det din egen.

Og husk altid at give besked om skader, du har lavet.

Hvem betaler min bøde?

Som hovedregel skal du selv betale, hvis du får en bøde.

Fartbøde

Det er som udgangspunkt ejeren af bilen – det vil sige Vejen Kommune – og ikke dig som medarbejder, der hæfter for en eventuel fartbøde, der er pådraget i forbindelse med færdsel i Vejen Kommunes biler.

Der gælder dog visse undtagelser til dette udgangspunkt, som det er vigtigt, at være opmærksom på:

• Hvis du har begået en fartoverskridelse med mere end 30 %, hæfter du automatisk selv for bøden.
• Hvis du har begået en fartoverskridelse med mindre end 30 %, men du inden for 30 dage erkender at have ført køretøjet på det tidspunkt, hvor fartoverskridelsen er begået, hæfter du selv for bøden.

I praksis vil det sige, at du som altovervejende hovedregel selv kommer til at betale, hvis du får en fartbøde, mens du kører i en af Vejen Kommunes biler.

Hvis Vejen Kommune kan påvise, at du har været fører af bilen på tidspunktet for fartoverskridelsen, men du – mod forventning – ikke vil erkende dette og nægter at betale bøden, kan det i yderste konsekvens føre til almindelige ansættelsesretlige sanktioner.

P-afgift

Får du en parkeringsafgift i en af Vejen Kommunes biler, hæfter du selv for den.

Har du spørgsmål

Hvis du har spørgsmål til ovenstående, kan du rette henvendelse til Sekretariat & Borgerservice – HR & Personale.

Sørg for tankning /opladning

Parker hvor du hentede bilen.

• Hybridbiler: Er nålen under halv, er det tid at tanke, inden du afleverer bilen.
  
• El biler: Bilen skal altid sættes til opladning, når den holder ”hjemme”.

Hæng nøglerne på plads

Aflever nøglen, hvor du hentede den.
Det skal sikres, at man altid kan få fat i bilnøglerne uanset tidspunktet på dagen, hvor man skal ud at køre.